Poszukując rozwiązań dla moich klientów, stojących przed koniecznością przeprowadzenia analizy potrzeb oraz rozwiązywania problemów organizacji, natrafiłam na narzędzie, stworzone przez dr Dariusza Tarczyńskiego, pod nazwą IQ Intelligent Question.
Z dr. Dariuszem Tarczyńskim miałam już wcześniej okazję współpracować przy wykorzystaniu jego autorskiej metody wspierającej moje procesy rekrutacyjne, a mianowicie NAO – Nieinwazyjnej Analizy Osobowości. Gorąco polecam!
W poszukiwaniu narzędzia
Pamiętam przeprowadzany przeze mnie proces w organizacji jednego z moich klientów, firmie zatrudniającej ponad 200 pracowników, mający na celu audyt działu sprzedaży zakończony rekomendacjami na usprawnienie działania tej jednostki. Proces trwał 6 miesięcy. Oprócz przygotowania ankiet szytych na miarę, mających na celu analizę komunikacji i relacji panujących w dziale, pracowaliśmy wraz z grupą ekspertów nad przeprowadzaniem pogłębionych wywiadów z każdym z pracowników i ocen 360.
Sam proces dla klienta był kosztownym wydarzeniem, zabierającym dużo czasu zarówno zespołowi zarządzającemu, jak i handlowemu. Oczywiście wdrożone rekomendacje przyniosły oczekiwany rezultat, natomiast sam czas trwania procesu od jego zaprojektowania, uruchomienia i wdrożenia, był dłuższy niż sześć miesięcy. Zastanawiałam się wtedy, czy istnieje metoda lub narzędzie, które w wiarygodny sposób, szybko i sprawnie pomogłoby mi zarządzić takim procesem. I znalazłam!
Na tropie odpowiedzi
Z punktu widzenia działania organizacji kluczowym elementem sprawności przebiegu wszelkich procesów jest komunikacja. Instytut pod przewodnictwem dr. Dariusza Tarczyńskiego, psychologa biznesu, opracował badanie, w którym przy pomocy testu jednego pytania uzyskujemy wprost informacje o poziomie zaburzeń procesu komunikacyjnego w poszczególnych działach i pomiędzy ludźmi wewnątrz komórek. Jak podpowiada wspomniane wcześniej moje doświadczenie, jeżeli firma liczy powyżej 200 pracowników trudno działom HR, ale także zarządowi firmy, uzyskać ogląd n.t. napięć pomiędzy pracownikami czy działami, wynikających z zaburzeń procesu komunikacyjnego lub organizacyjnego oraz wychwycić miejsca generujące problemy w firmie.
Działy HR dysponują wieloma rozbudowanymi testami, badającymi procesy komunikacji, zbierają ogromną liczbę i różnorodność danych, jednak z tych ostatnich najczęściej nie wynika wprost, co jest problemem, gdzie i kto lub jaki dział generuje ryzyka i straty. Często nadmiar informacji nie daje jednoznacznych wytycznych, jakie działania powinniśmy podjąć, jakie jednostki objąć natychmiastową uwagą.
Badanie Intelligent Question wychodzi naprzeciw i dostarcza wiedzy o jakości współpracy w zespołach i między nimi, przynosi wskazówki do poprawy obszarów nie w pełni sprawnie działających. Wskazuje rozwiązania!
Metodyka testu jednego pytania opiera się na założeniu, iż komunikacja jest kluczowym elementem sprawdzającym jakość działania całej organizacji. Z punktu widzenia działania organizacji, jeśli komunikacja jest niewystarczająco sprawna, wówczas też nie możemy mówić o sprawności przebiegu procesów produkcyjnych, sprzedażowych, organizacyjnych, serwisowych, czy logistycznych. I zarazem, jeśli występują problemy przebiegu ww. procesów, wówczas komunikacja również jest zakłócona. Wniosek: komunikacja i procesy są ze sobą silnie powiązane. Jeśli jedno źle działa, to drugie również.
Badanie w praktyce
Z ciekawością zawodową spotkałam się z Renatą Bem, Zastępcą Dyrektora Generalnego UNICEF Polska, która miała już za sobą doświadczenie w pracy z tym narzędziem. Jej komentarze i informacje o korzyściach były budujące.
Korzyści wynikające z przeprowadzonego badania:
- Mapowanie sytuacji komunikacyjno-procesowej w firmie.
- Diagnoza zagrożeń dla organizacji wynikających z napięć w komunikacji.
- Możliwość uszczelniania luk dzięki wprowadzonym usprawnieniom w procesie.
- Narzędzie dla zarządu służące wprowadzaniu uzasadnionych, potwierdzonych zmian włącznie ze ewentualnymi przesunięciami personalnymi.
Dyrektor podsumowała: „Jedno pytanie dało odpowiedzi na 100 innych, dodatkowych pytań”. Przed badaniem zespół miał obawy co do celu testu i wykorzystania jego wyników, a po badaniu wszyscy byli zaskoczeni, że nic złego się nie wydarzyło, co więcej – nastąpiło pozytywnie odebrane ugruntowanie i ustabilizowanie wewnętrzne procesu komunikacji w organizacji. Zespół zmierzył się ze stanem faktycznym, poczuł się doceniony i zauważony. Badanie zidentyfikowało osoby problematyczne, działające destrukcyjnie na organizację i wskazało osoby do dodatkowego przeszkolenia oraz te, które rokują w przyszłości na awans. Test IQ pozwolił określić ogólny poziom komunikacji w firmie, a zatem i sprawność działania całej organizacji. Pracownicy wypełnili test online, a pracodawca (zarząd i dział HR) dostał raport z rekomendacjami.
Raport zawiera wnioski oparte na:
- analizie wyników pod kątem ogólnej sprawności procesów komunikacyjno-organizacyjnych w firmie,
- analizie wyników pod kątem współpracy między poszczególnymi działami w firmie,
- wskazuje, które działy współpracują dobrze oraz gdzie są „wąskie gardła” – miejsca, którym trzeba się przyjrzeć i podjąć działania w celu ich udrożnienia,
- rekomendacji działań naprawczych w organizacji, zwiększających jej efektywność, skuteczność, likwidujących problemy, „wąskie gardła”, straty,
- analizie pomiarów indywidualnych – wyłonienie naturalnych liderów oraz osób, jak już wspomniałam, utrudniających procesy komunikacyjno-organizacyjne w firmie, wymagających dodatkowych szkoleń i coachingów.
Szczególnie ważnym obok mapowania procesów w firmie w raporcie jest zaproponowanie programu naprawczego. Dariusz Tarczyński w rozmowie ze mną podkreślił, że główną innowacją testu IQ i nowatorskim spojrzeniem jest stwierdzenie, że komunikacja i proces produkcyjno-organizacyjny są jak fala elektromagnetyczna, nie istnieje jedno bez drugiego. Wystarczy zmierzyć jedno, aby mieć dokładną wiedzę na temat drugiego.
Jedną z głównych wartości testu IQ, jest to, że dział HR czy zarząd wiedząc, że coś w firmie działa niewłaściwie (np. standardy procesowe, komunikacja, źle przeszkolona kadra managerska), działa poprzez akcję skierowaną do wszystkich pracowników, których dotyka dany problem, przez co powoduje olbrzymie koszty, wydłuża proces i nie gwarantuje skuteczności. Natomiast IQ jest czymś w rodzaju tomografii komputerowej, w której natychmiast wiemy, co w pierwszej kolejności powinniśmy leczyć, na co choruje organizacja i tam adresować zmiany. Po trzech miesiącach można zrobić kolejny test sprawdzający i dowiedzieć się, którymi problemami zająć się w kolejnym etapie. Jest to szybsze działanie, tańsze i skuteczniejsze, dające diagnozę natychmiast.
Dodam, ze IQ jest narzędziem w 100% stworzonym przez polskiego naukowca i z powodzeniem może być stosowany przez każdą organizację na świecie, dzięki swojej prostocie i wszechstronności.
