Pierwsze wrażenie powstaje podczas kilku sekund, natomiast utrzymuje się przez bardzo długo! Istotnie wpływa na ocenę naszych odpowiedzi, zachowań, próśb. O subtelnym wrażeniu, jakie wywieramy na drugą osobę decyduje nasz wygląd, uśmiech, gesty, kultura bycia oraz pierwsze słowa. Savoir vivre w rekrutacji także odgrywa niebagatelną rolę.
Ten szybki, a tak ważny procesy, odbywa się w naszej podświadomości. Często nie jesteśmy w stanie powiedzieć dlaczego nowopoznana osobą budzi w nas niechęć? Czemu już na korytarzu potrafimy stwierdzić, że ktoś jest sympatyczny albo… że kompetentny? Jeszcze mniej jesteśmy w stanie obiektywnie wypowiadać się na temat „miłości od pierwszego wrażenia”. A przecież większość z nas, czuje, że ona istnieje.
Przestrzeganie zasad savoir vivre z pewnością wspomaga budowanie wokół siebie pozytywnej aureoli dobrego wrażenia. Poniżej zamieszczono kilka podstawowych zasad, z uwzględnieniem specyfiki procesów rekrutacyjnych.
1. Umawianie spotkań
Rekruter: Powinien zaprosić na rozmowę rekrutacyjną w formie pisemnej, z uwzględnieniem takich informacji, jak dokładne miejsce spotkania (ewentualnie mapka), nazwisko osoby, która prowadzi spotkanie (na którą najczęściej trzeba się powołać w recepcji), godzinę i datę. Przekazywanie takich informacji przez telefon, gdy nie ma pewności w jakiej sytuacji znajduje się osoba i czy może wszystkie dane zapisać, może powodować pomyłki albo co najmniej mały komfort Kandydata.
Kandydat: Powinien potwierdzić mailowo otrzymanie zaproszenia oraz swojej obecności. Niedopuszczalne jest nie przybycie na umówione wcześniej spotkanie bez odwołania. Obniża to nie tylko osobistą wiarygodność, ale nierzadko wiąże się ze specjalnym przyjazdem osoby rekrutującej do danego miasta lub przeznaczenie sobie dnia na spotkania, kosztem innych obowiązków. Może się to także wiązać z umieszczeniem takich osób na wewnętrznych czarnych listach Doradztwa Personalnego czy firm.
2. Spotkanie – zajęcie miejsc
Kandydat: Zawsze czekamy, aż prowadzący spotkanie (specjalista ds. rekrutacji lub specjalista HR oraz bezpośredni przełożony), poprosi o zajęcie miejsce. Zwykle to on także wskaże konkretne miejsce, w którym należy usiąść. Na powitanie podajemy sobie ręce oraz przedstawiamy się z imienia i nazwiska. Mniej istotne, kto jako pierwszy poda rękę (częściej będzie to gospodarz spotkania).
Rekruter: Prowadzący spotkanie powinien wskazać miejsce i gestem dłoni zaprosić do zajęcia miejsce.
3. Spotkanie – podanie ręki
Kandydat i Rekruter: przy podaniu ręki nie zawsze trzymamy się zasad ogólnych zasad typu kobieta mężczyźnie, starszy młodszemu. Według etykiety biznesowej jako pierwszy rękę może podać gospodarz, w tej sytuacji rekruter. Należy również zachować ostrożność przy przechodzeniu na przykład na per Pani Janku. Z jednej strony nie zwracamy się go kogoś wyłącznie po imieniu i tworzymy przyjemną atmosferę, ale z drugiej strony może to kogoś urazić i nie ma charakteru oficjalnego. Decyzje co do stosowanie tych form, pozostawia się indywidualnemu wyczuciu, niemniej jednak należy unikać tych form w stosunku do osób starszych lub na wysokich stanowiskach. Nie poklepujemy się także po ramieniu…
4. Spotkanie – poczęstunek
Kandydat: Gdy zostanie nam zaproponowane coś do picia, prosimy o mało „skomplikowane” napoje, najczęściej jest to woda lub herbata. Najoptymalniej, gdy podany proponującemu dwie możliwości, aby nie stawiać go w sytuacji, gdy nie będzie mógł spełnić naszej prośby.
Rekruter: stara się zapewnić przynajmniej wodę osobom biorącym udział w spotkaniach.
5. Spotkanie – wymiana wizytówkami
Kandydat i Rekruter: Wizytówkami wymieniamy się zawsze na początku spotkania, a nie na końcu. Wówczas każda ze stron wie z kim rozmawia. Implikuje to również zasadę, ze wizytówki na spotkaniach biznesowych trzeba mieć. Oczywiście nie dotyczy to osób, które na co dzień nie mają w pracy swoich wizytówek, bo najzwyczajniej w świecie ich nie potrzebują (np. studenci, pracownicy hal).
6. Spotkanie – ubiór
Kandydat: Max Eggert w swojej książce „Idealna rozmowa kwalifikacyjna” zachęca do ubioru, zgodnego ze stereotypem, obowiązującym w danym sektorze albo funkcją stanowiska, o które się staramy. Należy więc zastanowić się, jak ubierają się osoby z tej branży lub jeśli to możliwe czy w danej firmie istniej jakiś dress code. Najczęściej wskazane są:
- stonowana kolorystyka, zasada maksymalnie 3 kolorów w stroju (inaczej jest oczywiście w przypadku zawodów artystycznych),
- czyste i pełne buty (nie klapki czy sandałki w okresie letnim),
- niewyzywające ubrania, czyli brak mini, głębokich dekoltów, rozpiętych koszul,
- przesadna ilość biżuterii u kobiet,
- długość krawata powinna sięgać linii paska.
Takich zobowiązań nie muszą absolutnie przestrzegać pracownicy fizycznie, niemniej w tym przypadku bardzo liczy się schludność. Warto wiedzieć, że sposób ubierania jest często oceniany przez osoby prowadzące rozmowy, zwłaszcza jeśli rekrutowany pracownik będzie w przyszłości reprezentować firmę.
Rekruter: zgodnie z dress code firmy. Jeśli nie istnieje, należy poprzez swój strój okazać szacunek Kandydatom..
7. Informacje zwrotne po spotkaniach
Rekruter: bezwzględnie należy podziękować osobom, biorącym udział w rekrutacji i udzielić im przynajmniej minimalnej informacji zwrotnej. Rzadko takie podziękowania za udział w rekrutacji wysyła się wszystkim, którzy na przykład aplikowali na ogłoszenia zamieszczone w Internecie (w zależności od stanowiska takich aplikacji może być nawet około 100), ale należy wysłać informację osobom, z którymi nawiązano bezpośredni kontakt – podczas spotkań indywidualnych, AC, sesjach testów psychologicznych czy wstępnym rozmowach telefonicznych. W ostateczności można udzielić informacji, że gdy rekruter nie odezwie się w ciągu 3 dni, oznacza to, że osoba nie zakwalifikowała się do dalszych etapów. Wówczas należy jednak konkretnie określić czas oczekiwania – w tym przypadku trzy dni.
Kandydat: Jeśli po upływie mniej więcej dwóch tygodni nie uzyskano informacji o wynikach rekrutacji, nie jest niczym niepoprawnym, e-mail lub telefon, w celu uzyskania informacji. Należy jednak być cierpliwym, gdy rekruter wcześniej zapowiedział, że rekrutacja trwa na przykład 1 miesiąc. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku rekrutacji na wysokie stanowiska w bardzo dużych korporacjach, gdzie proces decyzyjny jest z natury wielopłaszczyznowy i czasochłonny.
8. Aplikowanie przez Internet
Kandydat: W aplikacjach internetowych obowiązuje tak zwana n-etykiety. Cztery najczęstsze błędy to:
- wysłanie jednej oferty JEDNOCZEŚNIE do wielu firm. Ta prawdopodobnie całkowicie dyskwalifikuje ofertę. Trzeba włożyć wysiłek w wysłanie oddzielnych aplikacji do poszczególnych firm (np. agencji doradztwa personalnego), nawet jeśli mają one identyczną treść,
- wysyłanie e-maila wyłącznie z załącznikiem (CV) BEZ jakiejkolwiek treści w mailu. To trochę tak jakby wejść do biura i bez słowa położyć swoje cv na biurku,
- wysyłanie cv z niepoważnie brzmiącego ADRESU MAILOWEGO lub – co się zdarza zdecydowanie rzadziej – obraźliwego. Ten element wbrew pozorom buduje nasz wizerunek w głowie rekrutera, zwłaszcza w podświadomości. Najoptymalniej, gdy adres mailowy zawiera imię, nazwisko, ewentualnie inicjały. Nie wysyłamy też ofert z adresów cudzych, np. mama w imieniu dorosłego syna. Jest to sytuacja, która może wiele mówić o samodzielności osoby, starającej się o pracę. Może też najzwyczajniej w świecie wprowadzić niejasność w korespondencję,
- brak TYTUŁU WIADOMOŚCI, w którym powinna znaleźć się nazwa stanowiska oraz lokalizacja wakatu. Należy pamiętać, że agencja rekrutacyjna może prowadzić nawet kilkadziesiąt projektów jednocześnie. Wówczas przesłanie aplikacji bez wskazania celu jest łamigłówką, którą nie każdy rekruter ma ochotę rozwiązywać.
Rekruter: Unikamy zdawkowych Job offers, publikowanych w Internecie, gdy cała treść zamyka się w 5 zdaniach. Standardowo powinna znaleźć się nie tylko nazwa stanowiska, ale także opis, tego czym osoba będzie się zajmowała. Może także znaleźć się krótki komentarz na temat projektu, w którym nowozatrudniona osoba będzie zatrudniona, a także kilka słów o firmie, jeśli nie jest ona znaną korporacją. Dla Kandydata będzie ważna także informacja o ofercie firmy, np. pakietach socjalnych czy godzinach pracy.
W niektórych krajach zachodniej Europy, w ogłoszeniu pojawia się także informacja o wynagrodzeniu. W Polsce nie jest to jednak zdecydowanie praktyką. Rzecz jasna samo ogłoszenie jest wyłącznie ogólnikową ofertą. Można zaznaczyć we wstępnych rozmowach weryfikacyjnych z Kandydatami, że na spotkaniach bezpośrednich zostaną podane bogatsze informacje na temat firmy. Wówczas jest możliwe rozdanie wstępnie wyselekcjonowanym Kandydatom broszur na temat działalności potencjalnego pracodawcy (czy projektów, które prowadzi). Zorganizować spotkanie z bezpośrednim przełożonym. Proces informacji w trakcie rekrutacji jest bardzo istotny. Znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa pracownika i sprzyja szybkim finalizacjom umów.
Największym wyzwaniem jest oczywiście utrzymanie pozytywnego wrażenia w dalszych kontaktach. Psycholog Mark Leary, stwierdza, że motywacja człowieka do budowania wizerunku w pierwszym kontakcie, zależy przede wszystkim od przekonania od manipulacyjnej roli wizerunku. Innymi słowy, im bardziej człowiek dostrzega związek pomiędzy pierwszym wrażeniem a osiągnięciem celu. tym bardziej owe pierwsze wrażenie buduje, nawet w sztuczny, wybiórczy sposób. Jeśli czytasz ten tekst, to znaczy, że również tą interesująca zależność doceniasz.
Oprac. Ewelina SoszyńskaStarszy Specjalista ds. rekrutacji JobFinder, dr psychologii
